Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), la personne suivante est désignée Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :

Pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le RPRP aux coordonnées ci-dessus.

2. Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de nos services, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants :

• Informations d'identification : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel
• Informations financières : numéro d'assurance sociale (NAS), date de naissance, coordonnées bancaires, revenus
• Informations professionnelles : employeur, titre, numéro d'entreprise
• Messages et communications échangés par courriel ou via notre site web
• Toute autre information que vous nous fournissez volontairement

3. Fins de la collecte

Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :

• Fournir nos services de tenue de livres, gestion de paie, préparation d'impôts et gestion immobilière
• Communiquer avec vous concernant nos services
• Répondre à vos demandes d'information ou de soumission
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Assurer la sécurité de nos systèmes informatiques

4. Utilisation de l'intelligence artificielle

Service Logistik Outaouais utilise des technologies d'intelligence artificielle (IA) pour améliorer la qualité et l'efficacité de ses services. Nous tenons à vous informer de manière transparente sur cette utilisation.

4.1 Systèmes IA utilisés

• SLO-MO : Agent de triage et de gestion des courriels. Ce système lit et classifie les courriels entrants.
• Chatbot SLO-MO : Assistant virtuel disponible sur notre site web teamslo.ca pour répondre à vos questions générales.

4.2 Protection de vos données lors du traitement IA

Avant tout traitement par l'intelligence artificielle, vos renseignements personnels sont automatiquement masqués et remplacés par des codes génériques (par exemple : [NOM_1], [TEL_1]). Le système d'IA ne reçoit JAMAIS vos données personnelles réelles.

4.3 Votre droit de refus

Vous avez le droit de demander que vos courriels et vos données soient traités manuellement, sans recours à l'intelligence artificielle. Pour exercer ce droit, communiquez avec notre RPRP à info@teamslo.ca.

5. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi.

Pour les renseignements personnels sensibles (NAS, informations financières), nous obtenons un consentement exprès.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre RPRP. Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à vous fournir certains services.

6. Communication à des tiers

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers que dans les cas suivants :

• Avec votre consentement explicite
• À nos fournisseurs de services liés par contrat et tenus à la confidentialité (ex. : hébergeur web, fournisseur d'IA — qui ne reçoivent que des données masquées)
• Lorsque nous effectuons des mandats en collaboration avec d'autres cabinets de la région, dans le cadre de services comptables et fiscaux avancés, rendus pour notre clientèle
• Lorsque requis par la loi ou par une ordonnance d'un tribunal

Nos fournisseurs de services sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins prévues.

7. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon les exigences légales applicables.

Une fois la période de conservation expirée, vos renseignements sont détruits de façon sécurisée, à moins d'avis contraire, de consentement obtenu de votre part ou lorsqu'en découle une obligation légale.

Les tables de correspondance utilisées lors du traitement IA sont automatiquement supprimées dans un délai maximum de 24 heures.

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement des communications (TLS) et des données sensibles (AES-256-GCM)
• Serveurs hébergés au Canada (Microsoft Azure, Web Hosting Canada)
• Masquage automatique des données personnelles avant tout traitement IA
• Contrôle d'accès restreint au personnel autorisé
• Conformité à la Loi 25 (protection des renseignements personnels des citoyens du Québec) et prochainement la loi C-27 fédérale (si adoptée)
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) réalisée pour nos systèmes IA

9. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous :

• Prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé
• Aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec
• Aviserons les personnes concernées si le risque de préjudice sérieux est présent
• Consignerons l'incident dans notre registre des incidents de confidentialité

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets
• Retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements
• Demander que vos renseignements personnels informatisés vous soient remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité)
• Demander la cessation de la diffusion de vos renseignements ou leur désindexation
• Refuser le traitement de vos données par intelligence artificielle
• Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec

Pour exercer vos droits, communiquez avec notre RPRP à info@teamslo.ca. Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception.

11. Modifications à cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Toute modification sera publiée sur notre site web (www.teamslo.ca) avec la date de mise à jour. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.

12. Pour nous joindre